Allen Projektmanagern ist es ein Begriff, was es braucht um ein Projekt erfolgreich zu managen, Projektauftrag, Projektstrukturplan, Projekthandbuch, Zeitplan, Risikomanagement etc., alles klar definiert und niedergeschrieben. Nur was tun wenn ein Projekt in der Krise steckt?
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Diesen Knopf wünschen Sie sich vermutlich!? Den gibt es leider nicht, doch es gibt fünf „einfache“ Prinzipien, die ihr einziger Fokus sein müssen, nachdem Sie festgestellt haben, dass Ihr Projekt ein einziges Desaster ist und Rückabwicklung keine Option:
Projektumfang (inhaltlich und finanziell)
Der Projektumfang ist eine der häufigsten Ursachen, wieso Projekte in die Krise schlittern. Es muss rasch abgesteckt werden was das Minimum ist, das inhaltlich umgesetzt werden muss. Auch der finanzielle Rahmen ist ein wichtiges Thema. Berechnen Sie ein realistisches minimales Budget und geben Sie sich trotz der angespannten Lage zumindest eine kleine Reserve.
Zeitplan
Stellen Sie einen Zeitplan auf, der realistisch ist und den Sie verfolgen können. Dh. der Plan muss so detailliert sein dass Sie den Fortschritt zumindest wöchentlich feststellen zu können. Wenn es einen festen Projektende-Termin gibt und der Zeitplan zu eng ist, dann muss der Umfang angepasst werden oder es muss das Projektende verschoben werden. Das sind die einzigen Alternativen.
Risiken
Natürlich wäre eine Risiko-Tabelle ideal, trotzdem gibt es das bei so gut wie keinem Projekt das in der Krise steckt. Stellen Sie so schnell es geht fest, mit welchen Risiken Sie es zu tun haben und beugen Sie diesen so gut es geht vor. Achten Sie auch darauf wie sich Risiken ändern, verschieben oder neue auftauchen.
Team
Achten Sie in dieser Zeit noch mehr als sonst auf Ihr Team im Projekt. Ihr Erfolg hängt davon ab wie gut es Ihnen gelingt, dass ihr Team mit Ihnen gemeinsam diese Zeit meistert und an den Erfolg glaubt. Ein einfaches Wundermittel neben dem sorgsamen Umgang mit jedem einzelnen können Süßigkeiten sein. Kaufen Sie ein was ihr Team gerne nascht.
Stakeholder
Wer sind die wichtigsten Menschen, die wissen müssen was der Status ist? Informieren Sie diese Personen aktiv, auch wenn die Botschaften keine positiven sind. Indem Sie unaufgefordert informieren schaffen Sie Vertrauen das Sie in dieser Phase ganz besonders brauchen.
Zum Abschluss möchte ich Ihnen einen Tipp mitgeben, der für alle schwierigen Aufgaben und Phasen gilt. Bleiben Sie fröhlich und lachen Sie so oft es geht. Sie fühlen sich besser, es hebt die Stimmung in Ihrem Umfeld und alles wird leichter!